情報検索のスピード向上

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設計効率向上に関して、以下の記事で解説しました。

 

参考記事:設計効率の向上(設計工数の見える化と改善サイクル)

 

今回は設計効率向上の具体的活動の一つである、情報検索のスピードを上げる方法について話をしたいと思います。

 

設計者の仕事のかなりの部分が、情報入手⇒加工に費やされていると思います。そのため情報検索のスピードは、設計効率に大きな影響を与えます。

 

私は実は情報を探し出すのが非常に得意です。会社員時代には、同僚が長い時間かけて探している情報を、いとも簡単に見つけ出すことがしばしばありました。独立してからも情報検索のスピードを上げる仕組みをしっかり構築しているので、ほとんどの資料を短時間で探し出すことができます。それらの工夫のいくつかを紹介します。

 

 

<設計の進め方の定型化>
製品ごとに設計の進め方を変えてしまうと、情報の収納場所が毎回変わってしまいます。設計の進め方を定型化し、情報の収納場所がいつも同じになれば、欲しい情報を探す範囲を狭くすることができます。

 

 

<帳票の統一>
必要な事項を漏れなくダブりなく記入できる帳票を作成し、すべての設計者がそれを使うようにします。必要な情報の記入漏れを防げるだけではなく、どこにどのような情報があるのか分かりやすくなります。その結果、必要な情報までたどり着く時間を短縮することができます。

 

 

<紙資料の電子化>
まだ紙資料をファイルして保管している企業もあるようです。紙資料は情報検索がに対して圧倒的に不利ですので、今すぐすべての紙資料を電子化した方がよいでしょう。ホワイトボードに書いた記録や紙資料はスキャンして電子化します。私は5~6年前から紙資料を全廃し、すべて電子化しました。全く困ることはありませんし、紙ファイルの保管場所も不要になったので、デスク周りもすっきりしました。

 

 

<電子化した資料の検索① 資料内部まで検索する>
資料を電子化することの最も大きなメリットは、検索できることです。ファイル名称で検索するだけでは、簡単に欲しい情報にアクセスすることはできません。ぜひ資料内部まで検索できるシステムを導入しましょう。下記は私が現在使用しているGoogleのクラウドサービス「Googleドライブ」です。例えば「情報 生産性」というキーワードを打ち込むと、私がフォルダに保管している資料内部まで検索してくれます。メールもGoogleのシステムを利用していますが、こちらも資料内部まで検索してくれるので非常に便利です。

 

 

googleapps

 

 

 

<電子化した資料の検索② OCR機能>
資料の一部にはどうしてもテキストデータではないものや、手書きのものもあります。そのような資料の検索に有効なのが、OCR機能を持ったソフトウェアです。OCR機能とは光学文字認識のことで、テキストデータではなくても、文字として認識することができます。下記は私が現在使っているクラウドサービスのEvernoteで検索した結果です。斜めから撮影した写真の文字や、私の汚いなぐり書きでもヒットさせることができます。交換した名刺はすべてEvernoteに保存していますので、OCR機能で簡単に検索することができます。残念ながらOCR機能による検索はまだまだ改善の余地があります。それでも情報検索のスピード向上に非常に効果的なのは間違いありません。

 

 

evernote

 

 

 

<グループウェアの活用>
組織内での情報共有を目的としたソフトウェアがグループウェアです。私は会社員時代にグループウェアを使って自部門の情報を管理していました。うまく活用できればフォルダに電子化した資料を保管するだけの方法と比べて、格段に情報検索のスピード向上を図ることができます。フォルダ管理も同じですが、情報のコントロールタワーがいないと共有方法が無秩序に発散したり、誰も必要な情報をアップしなかったりと、なかなか難しい面があります。また、一度使い始めるとソフトウェアを変える時に大きな負荷がかかるというデメリットもあります。下記はグループウェアで有名なサイボウズのシステムです。展示会などで何度か話を聞いていますが、下記のシステムでは資料の中身までは検索できないそうです(2016年11月時点)。サーバーへの負荷が大きくなるのかもしれませんが、ぜひ内部検索まで対応できるように改善してほしいと思います。

 

 

 

グループウェア

 

 

<図面検索>
最近は製品形状から類似の図面を検索するようなシステムが少しずつ出てきています。私自身は実務で使用したことはありませんが、精度が上がってくれば非常に便利だと思います。

図面検索システム

 

 

一つ一つは小さな改善ですが、積み重なると大きな効果になります。皆さんもぜひ情報検索のスピード向上に取り組んで頂きたいと思います。

 

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